Confiabilidad operativa 

Toda organización puede ser concebida como un conjunto de subsistemas funcionando simultáneamente en pos de conseguir un objetivo común.  Cada uno de estos subsistemas cuenta con entradas, transformaciones y salidas. A diferencia de los sistemas electrónicos o informáticos, las transformaciones en las organizaciones normalmente son realizadas por personas cuya efectividad y eficiencia está sujeta a cierta variabilidad.

Cada persona toma cientos de decisiones todos los días, unas de mayor relevancia que otras, pero todas consumiendo tiempo y recursos e impactando a la organización. Es aquí donde la falla de una persona puede hacer que el sistema sufra o colapse. Prueba de ello algunos ejemplos reales:

• Un cliente realizó una petición para modificar su servicio y esta no se realizó, causando que este se molestara y amenazando cambiar de compañía.
• Una persona en el departamento administrativo olvidó pagar el servicio (eléctrico, telefónico, agua) por lo que cortaron el servicio y el negocio no puede operar.
• El mantenimiento de cierta máquina no fue realizado en tiempo y forma (nadie sabe por qué) pero ahora la línea de producción está parada.
• Un trámite no se realizó a tiempo por el departamento legal y ahora hay que asumir las consecuencias del mismo (multas, recargos, penalidades).

Estas omisiones generan deterioro para la organización e impactan directamente su rentabilidad, ya que los errores con clientes internos generan gastos mientras que con clientes externos, pérdida de ingresos debido a que el cliente cambia de proveedor o deja de recomendar a la compañía.

¿Qué podemos hacer al respecto?

Aunque la complejidad en las organizaciones se incrementado notablemente con la globalización y el avance tecnológico, existe una técnica muy simple para lidiar con dicha complejidad: establecer puntos de revisión.

En 1935, la industria de la aviación descubrió que una forma de lidiar con la complejidad para volar aviones cada vez más sofisticados no era un mayor entrenamiento para los pilotos sino incorporar puntos de revisión para (check-lists). Los puntos de revisión son simplemente listas de cosas que deben revisarse previo a cada despegue y aterrizaje: liberación de frenos, puertas y ventas cerradas, elevadores asegurados, etcétera; en sí cosas que cualquier piloto sabía como hacer. Sin embargo, el éxito de esta técnica reside en no depender de la memoria del piloto para evitar errores u omisiones. Utilizando esta técnica, se logró volar 1.8 millones de millas ininterrumpidas sin ningún accidente, convirtiéndose así en un estándar que prevalece aún en nuestros días.

¿Qué hacemos en Grupo BFX?

Con base en estos conceptos hemos creado Cúmplelo: el sistema para  elevar la confiabilidad operativa de tu organización. A través de Cúmplelo podrás evitar omisiones costosas al diseñar actividades recurrentes y puntos de revisión para cada uno de tus colaboradores en cada departamento, así como programar su creación automática de manera periódica y permanente. ¡Esto te permite diseñar y posteriormente controlar el funcionamiento ideal de tu organización! Además te ofrecemos consultoría en la implantación del sistema para ayudarte a adoptar el uso del mismo. Si quieres saber más, utiliza la forma de contacto de la derecha y obtén 30 días gratis de Documéntalo para que experimentes como funciona.